Projet éditique et dématérialisation de nos bulletins de paie - Partie 1

janvier 2016 - Partie 1 :

Je suis chef de projet informatique spécialisé dans les Ressources Humaines sur SAP. Je souhaite partager mon expérience projet. laissez moi vos commentaires, je me ferai un plaisir de vous répondre.

Mi-octobre 2015, le groupe, où je travaille, a fait le choix d'ouvrir un projet d'externalisation de l'éditique et de la dématérialisation des bulletins de paie sur 3 de nos sociétés.

Nos 1650 bulletins étaient imprimés, mis sous plis par le service paie central et distribuer aux salariés par nos bureaux RH décentralisés dans nos différents sites.

Pour produire ces bulletins, nous avons référencé les actions et points suivants :

                - Production des bulletins au format PDF à partir de notre outil de paie sous SAP

                - Achats /commande des enveloppes à fenêtre avec le logo couleur de notre entreprise,

                - Feuilles blanches A4 / 80gr. en ramette classique,

                - Imprimante couleur (type HP) / cartouche couleur,

                - Machine de mise sous pli en location avec un contrat de maintenance,

                - 1/2 journée d'impression et de mise sous pli pour 1 personne,

                - Récupération des cartons par site par les services RH,

                - Distribution aux salariés ou dépôt dans les bannettes (salariés postés) risques de pertes, de vol, manque de confidentialité.

La direction nous a fixé les objectifs suivants :

                - Débuter l'éditique sur le mois janvier 2016.

                - De monter un groupe pilote sur la dématérialisation en février 2016.

                - De communiquer et débuter la dématérialisation vers les coffres forts en mars 2016.

Nous avons consacré le mois de novembre et les 15 premiers jours de décembre 2015 à l'analyse, l'audition de 5 prestataires qui ont répondu à notre appel d'offre. Nous avons établi une grille d'évaluation des dossiers et des soutenances pour départager ces prestataires.

Le groupe de projet a retenu l'offre de la société La poste avec ses filiales Docapost pour la partie éditique et Digiposte pour la partie dématérialisation et gestion des coffres forts salariés. Ceci se fera à partir de leur outil Maileva qui sera le portail de communication entre notre service paie et les services de la poste.

Nous avons mis une quinzaine de jour pour mettre en place le contrat et le faire signé par les deux parties. Des échanges ont eu lieux entre les deux services juridiques pour ajuster les conditions du contrat. Ces échanges n'ont pas été des plus simples.

Pour l'éditique, nous avons sélectionné les options suivantes :

-          Un papier blanc A4/80 gr

-          Une enveloppe classique à fenêtre simple (DL6)

-          Edition couleur

-          Envoi en lettre grand compte (lent)

-          Archivage employeur des bulletins sur l’outil Maileva pendant 1 an.

Dès la signature du contrat, nous avons échangé sur la partie technique. Le bulletin doit répondre à un ensemble de prérequis pour l'éditique.
Nous sommes en  enveloppe simple fenêtre, rien de doit apparaître dans cette zone même lorsque l'on cherche à faire déplacer le document dans l'enveloppe. Les lignes de l'adresse ne doivent en aucun cas dépasser les 38 caractères sous peine de rejet.

Le rôle de l'informatique a été de :
 - mettre en forme notre bulletin sur SAP. Heureusement, celui-ci était déjà au format PDF (ouvert) avec notre  logo en couleu. Nous utilisons les smartforms dans SAP pour produire nos PDF. Ce travail nous a pris environ 4 jours plein temps sur 2 semaines pour 1 personne avec validation par le  DRH.
- faire une vérification et la corrections des adresses de notre système de production. Nous communiquons déjà les adresses sur le site Net Entreprise de l'état pour la N4DS et la DSN. Les adresses respectent donc déjà beaucoup de normes. Nous les avions utilisé pour communiquer un bilan social individualisé, ce qui nous a permis de traiter et corriger un ensemble de plis non distribués.Nous avons tout de même communiqué par mail aux salariés en les avertissements que le bulletin allait être envoyé au domicile et qu'il était nécessaire de recontacter nos services RH en cas de changement d'adresse.


L'ouverture et les accès aux services Maileva ont été fourni très rapidement à notre responsable paie en échange d'un formulaire signé par nos soins détaillant nos choix pour l'éditique. Nous avons eu la change de travailler avec un interlocuteur unique très compétent de chez Docapost.
Cette personne était à l'écoute et répondait à nos questions avec précision.

Le bilan de l'éditique complet sur janvier 2016 fut un succès. Nos services RH n'ont pas eu de retour d'insatisfaction des salariés, les plis ont été postés le vendredi 29 janvier après midi et sont arrivés dans les boîtes aux lettres le mercredi 3 février 2016 au plus tard, soit 3 jours ouvrés.


Dans le deuxième post, je détaillerai la phase de test du groupe de pilotes pour la dématérialisation.
- Ouverture du coffre-fort par le salarié
- l'Adhésion du salarié a la dématérialisation
- réception du bulletin dans le coffre fort.